Представительства в течение трех суток со времени прибытия нового сотрудника, исключая праздничные и выходные дни, направляют в Департамент государственного протокола ноту, паспорт с визой и отметкой о пересечении границы,  2 анкеты аккредитации (ссылка на файл с анкетой) и 4 фотографии (размером 3х4 см). Фотографии должны быть не старше одного года, цветные, на светлом фоне, лицо  должно занимать 60-80% снимка, не допускается использование одежды и аксессуаров, закрывающих лицо, кроме не темных и не отбрасывающих блики очков. Анкеты подписываются главой представительства или лицом его замещающим.

Департамент государственного протокола осуществляет учет (с проставлением отметки в паспорте) сотрудников и совместно проживающих с ними членов их семей (супругов, родителей главы семьи и детей). Если у супругов разные фамилии и в паспорте не указана степень родства, то необходимо направлять копию свидетельства о браке с переводом на русский язык. Если они состоят в гражданском браке, то он должен быть заверен документально и не противоречить положениям законодательства страны-отправителя.

Дипломатические карточки выдаются дипломатическим сотрудникам представительств при наличии национального дипломатического паспорта, записи в паспорте, подтверждающей дипломатическое качество его владельца, и дипломатической визы.

Служебные карточки выдаются административно-техническим сотрудникам представительств.

Сотрудникам представительств международных организаций, не имеющим дипломатического статуса, оформляются удостоверения (или дипломатические карточки, если это предусмотрено соответствующими межправительственными соглашениями).

Дипломатические и служебные карточки (удостоверения) оформляются также супругам сотрудников и на основе взаимности их детям (с 14 лет до 18 лет), проживающим вместе с родителями, детям, обучающимся на очных отделениях российских высших учебных заведений (при предоставлении подтверждающих документов) до достижения ими возраста 25 лет, а также детям, находящимся на попечении (под опекой) родителей и нуждающимся в постоянном уходе по медицинским показаниям по документам, выданным российскими лицензированными медицинскими учреждениями. Для регистрации детей, родившихся в Российской Федерации, необходимо направлять копию свидетельства о рождении.

Частные домашние работники сотрудников представительств встают на учет в органах миграционного учета по месту пребывания.

В случае необходимости продления срока действия регистрации паспортов и оформления новых дипломатических или служебных карточек представительства направляют в Департамент государственного протокола при нотах паспорта, выданные ранее дипломатические или служебные карточки и 1 фотографию размером 3х4 см установленного образца. Продление регистрации и ранее выданных карточек членам семьи осуществляется только одновременно или после продления регистрации и карточки/удостоверения главы семьи.

При изменении служебного положения сотрудников (повышение в должности  дипломатических сотрудников, переход на дипломатические должности административно-технических сотрудников) представительства уведомляют об этом Департамент государственного протокола нотами и прикладывают к ним дипломатические паспорта с указанием новых дипломатических должностей сотрудников, 2 фотографии размером 3х4 см установленного образца, 2 анкеты аккредитации, а также выданные ранее дипломатические и служебные карточки.

В случае утраты карточки необходимо направить ноту, 1 фотографию размером 3х4 см установленного образца, копию обращения в полицию (если таковое имело место) или объяснение самого сотрудника об обстоятельствах произошедшего. Срок выдачи новой карточки составляет один месяц. При повторной утрате Департамент оставляет за собой право увеличить этот срок.

При окончательном отъезде сотрудников представительств при нотах направляются их паспорта для снятия с учета и в обязательном порядке возвращаются дипломатические и служебные карточки (удостоверения) сотрудников и членов их семей. Документы, выданные МИД России, не подлежат вывозу за пределы Российской Федерации.

Департамент обращает внимание на то, что отсутствие информации об окончательном отъезде сотрудников приводит к затруднениям в своевременном оформлении документов вновь прибывшим сотрудникам представительств.

Временно командированные сотрудники, гости посла, дипломатических и административно-технических сотрудников представительств, прибывающие на праздничные и выходные дни или на срок до 7 суток в обычные дни и выезжающие из Российской Федерации в течение этих дней, от учета и регистрации паспортов освобождаются. Если срок их пребывания в Российской Федерации превышает 7 суток, в национальных паспортах указанных категорий лиц делается отметка о постановке на миграционный учет.