В течение трех суток со времени прибытия нового сотрудника, исключая праздничные и выходные дни, в Департамент государственного протокола направляется нота, паспорт с визой и отметкой о пересечении границы,  2 анкеты аккредитации и 4 фотографии (размером 3х4 см, на светлом фоне, лицо должно занимать 60-80% снимка, не допускается использование одежды и аксессуаров, закрывающих лицо, кроме не темных и не отбрасывающих блики очков). Анкеты подписываются главой представительства или лицом его замещающим.

Департамент государственного протокола осуществляет учет (с проставлением отметки в паспорте) сотрудников и совместно проживающих с ними членов их семей (супругов, родителей и детей).

Дипломатические карточки выдаются дипломатическим сотрудникам представительств при наличии национального дипломатического паспорта, записи в паспорте, подтверждающей дипломатическое качество его владельца, и дипломатической визы.

Служебные карточки выдаются административно-техническим сотрудникам представительств.

Сотрудникам представительств международных организаций, не имеющим дипломатического статуса, оформляются удостоверения (или дипломатические карточки, если это предусмотрено соответствующими межправительственными соглашениями).

Дипломатические и служебные карточки (удостоверения) оформляются также супругам сотрудников и на основе взаимности их  детям (с 14 лет до 18 лет), проживающим вместе с родителями, детям, обучающимся на очных отделениях российских высших учебных заведений (при предоставлении подтверждающих документов) до достижения ими возраста 25 лет, а также детям, находящимся на попечении (под опекой) родителей и нуждающимся в постоянном уходе по медицинским показаниям по документам, выданным лицензированными медицинскими учреждениями.

Частные домашние работники сотрудников представительств встают на учет в органах миграционного учета по месту пребывания.

В случае необходимости продления срока действия регистрации паспортов и оформления новых дипломатических или служебных карточек представительства направляют в Департамент государственного протокола при нотах паспорта, выданные ранее дипломатические или служебные карточки и 1 фотографию размером 3х4 см.

При изменении служебного положения сотрудников (повышение в должности  дипломатических сотрудников, переход на дипломатические должности административно-технических сотрудников) представительства уведомляют об этом Департамент государственного протокола нотами и прикладывают к ним дипломатические паспорта с указанием новых дипломатических должностей сотрудников, 2 фотографии размером 3х4 см, 2 анкеты аккредитации, а также выданные ранее дипломатические и служебные карточки.

В случае утери или кражи карточки необходимо направить ноту, 1 фотографию размером 3х4 см, копию справки обращения в полицию (если такое обращение было) или объяснение самого сотрудника об обстоятельствах произошедшего. Срок выдачи новой карточки составляет до одного месяца. При повторной утрате этот срок может быть увеличен.

В случае окончательного отъезда сотрудников представительств их паспорта при нотах направляются в Департамент государственного протокола для снятия с учета. Одновременно в обязательном порядке возвращаются дипломатические и служебные карточки (удостоверения) как сотрудников, так и членов их семей. Документы, выданные МИД России, не подлежат вывозу за пределы Российской Федерации.

Департамент обращает внимание на то, что отсутствие информации об окончательном отъезде сотрудников приводит к затруднениям в своевременном оформлении документов вновь прибывшим сотрудникам представительств.

Временно командированные сотрудники, гости посла, дипломатических и административно-технических сотрудников представительств, прибывающие на праздничные и выходные дни или на срок до 7 суток в обычные дни и выезжающие из Российской Федерации в течение этих дней, от учета и регистрации паспортов освобождаются. Если срок их пребывания в Российской Федерации превышает 7 суток, в национальных паспортах указанных категорий лиц делается отметка о постановке на миграционный учет.